La guía definitiva sobre almacenaje para PYMES

Antes de empezar con este post, es necesario definir el concepto de almacenaje industrial:

‍“Con almacenamiento industrial nos referimos a cualquier recinto, cubierto o no, que, de forma fija o temporal, se dedique exclusivamente a albergar productos de cualquier tipo, así como aquellos almacenamientos que están ubicados dentro de otro uso, no industrial, con una carga de fuego igual o superior a tres millones de MJ (720.000 Mcal) ”.

‍Sabiendo ya qué es el almacenaje industrial es importante que sepas que a la hora de abordar los costes asociados a la logística de una empresa, que representan entre el 6,5 y el 11% de las ventas según datos del Centro Español de Logística (CEL ), siendo las PYMES las que mayor porcentaje destinado, ya que no tienen las opciones de optimización con las que sí cuentan con las grandes compañías.

Comprar un almacén

Si eliges comprar un espacio como almacén, tendrás que pagar unos sobrecos iniciales más altos. Tanto para las grandes como para las pequeñas y medianas empresas, esto puede llevar a gastar dinero que podría usar en otros lugares para ayudar a hacer crecer el negocio.

Si bien hay más costes fijos que con un arrendamiento, el propietario de una instalación de almacén es responsable de pagar el mantenimiento, la seguridad y las reparaciones del almacén. Estar a cargo de todo esto puede requerir tiempo y dinero extra que ahorraríamos si apostamos por alquilar en vez de por comprar. Además, si el negocio se expande y necesitas más espacio en el almacén, puedes tener que vender la ubicación actual y comprar una nueva ubicación, con la pérdida de tiempo y dinero que eso puede suponer. Al vender la propiedad, existe el riesgo de tener que vender por menos del precio original. Debido a estos riesgos, el empresario puede poner en riesgo el futuro de su negocio.

Alquilar un almacén a largo plazo

Es mucho más fácil alquilar un almacén que comprarlo, ya que hay más oferta para el arrendamiento y esto permite a los empresarios tener más opciones a la hora de elegir la mejor ubicación, el tamaño que necesita tu negocio y otras comodidades importantes.

Está opción es ideal para aquellas empresas que deseen un alquiler a largo plazo , tienes que tener en cuenta que los contratos de alquiler suelen tener una durabilidad mínima de 5 años, además de que necesitas permisos y licencias, lo cual podría implicavar largas esperas y la posible necesidad de una consultoría para la obtención de diferentes licencias de actividad, además de los permisos locales La inversión inicial suele ser mayor que contratar un servicio de almacenaje flexible, ya que tendrías que acondicionar la nave con el equipamiento de seguridad y encargarte de la contratación del personal, con todos los costes fijos que esto conlleva.

Almacenaje flexible: la alternativa más novedosa

Si necesitas un alquiler temporal, tener tus productos en distintas localizaciones o simplemente tienes exceso de inventario, la opción a la que cada vez más empresas recurren es el almacenaje flexible . Con esta opción almacenas tus productos mes a mes y ahorras costes ya que sólo pagas por el espacio que utilizas.

La contratación es mucho más rápida que el alquiler a largo plazo tradicional, además de ser más fiable. Los almacenes flexibles son almacenes logísticos expertos que cumplen con todos los estándares de calidad y seguridad para optimizar tus recursos.

Con esta opción reduce costes y tiempo, ya que tienes la opción de tener la ubicación más cerca de tu cliente final, puesto que tienes una amplia cantidad de almacenes para elegir

Qué es un almacén logístico

A día de hoy la mayoría de las empresas cuentan con un almacenaje logístico para el desarrollo de un sistema de transporte, almacenamiento y distribución. A pesar de eso, todavía existen empresas que desconocen qué es, cuáles son sus ventajas o las funciones que tiene.

Podemos definir el almacén logístico como una empresa externa, especialista en logística, que da soporte a sus clientes en los procesos relativos al almacenaje, resguardo de la mercancía, control de stock y abastecimiento de materiales / productos .

Tiene un papel fundamental en el buen funcionamiento de la cadena de suministro tanto para comercio minorista como para mayorista, ya que es el corazón del proceso de distribución.

Éste está enclavado entre el proceso de producción y el de distribución, permitiendo aportar valor a la logística de nuestra empresa a la vez que nos ayuda a optimizar costes y mejorar el servicio al cliente.

Qué es una red de almacenaje flexible

Seguro que has oído hablar de ellas ya que son comúnmente conocidas como “el Airbnb de la logística”.

Una red de Almacenaje Flexible es una plataforma digital en la cual los usuarios pueden acceder al espacio ofrecido por distintos almacenes logísticos y utilizar el espacio según lo necesiten. De esta manera conecta a empresas con necesidades de espacio para almacenar sus mercancías con almacenes expertos que ofrecen este servicio.

En una red de Almacenaje Flexible se conectan a empresas con necesidad de capacidad adicional de almacenaje con almacenes logísticos con instalaciones y personal apto para atenderla. Una empresa puede, por ejemplo obtener acceso al espacio de almacenamiento para ser utilizado en proyectos a corto o largo plazo, lo que les ayuda a ahorrar dinero y a tener una mayor flexibilidad y conveniencia.

Este método facilita el acceso a los servicios de almacenamiento cuando sea necesario sin la necesidad de compromisos a largo plazo, ya que es un mercado en línea que permite a los clientes acceder a servicios compartidos de almacenamiento y logística de pago por uso.

Es por esto que el almacenaje flexible se puede comparar con servicios como Airbnb o Uber, que funcionan como un intercambio de servicios disponibles en tiempo real.

‍

Cuánto cuesta mantener un almacén

Si estás pensando en adquirir un almacén para tu empresa o ya tienes uno, tienes que saber que administrarlo requiere mucho más que el control de la entrada y salida de pedidos: tienes que mantenerlo en perfecto estado en todo momento . Un colapso repentino del sistema de transporte, una grúa defectuosa, una plaga… pueden poner en riesgo las operaciones cotidianas. Todo esto puede ocasionar pérdidas, no sólo económicas, sino también de tiempo: los pedidos se retrasarán, tendrá que dedicarle tiempo a reparar maquinaria o limpiar las consecuencias de un problema técnico, lo que no solo podría costarle clientes / ofertas, sino también generar riesgos que pongan en peligro a la nave y el personal del almacén.

Por lo tanto, los procedimientos de mantenimiento del almacén deben tener tanta prioridad como otras operaciones diarias .

¿Tienes una nave o quieres adquirirla? A continuación, describimos algunas de las mejores prácticas para mantener tu almacén seguro y productivo en todo momento.

Mantenimiento preventivo

1. Reclutamiento y entrenamiento: al contratar trabajadores para tus instalaciones, asegúrate de que estén certificados por una institución autorizada en Prevención de Riesgos Laborales: esto no solo mejorará la eficiencia operativa, sino que también reducirá las posibilidades de accidentes y las pérdidas asociadas. Realiza simulacros de seguridad, de incendio y evacuación actual para que puedan responder automáticamente a tales situaciones.
2. Equipo de seguridad y precauciones: asegúrate de utilizar en todo momento equipos de seguridad, como cascos, botas industriales, etc. Asegúrate de que el equipo de mitigación de riesgos necesarios (sistemas de rociadores, extintores de incendios, etc.) esté instalado, ya que esto ayude a identificar, controlar y evitar que ocurran incidentes comprometedores.
3. Higiene y control de plagas: elabora un plan de control de plagas que sea específico para los tipos de plagas con las que se enfrenta. Realiza inspecciones de rutina del estado del almacén: ventanas, baldosas, techo, inodoros… etc. Configura una rutina de limpieza seleccionando una sección diaria para higienizarla, evitado problemas a futuro. La reorganización periódica de los bienes también puede dificultar el asentamiento de las plagas.

Mantenimiento planificado

1. Tener un plan de mantenimiento: cuanta más maquinaria necesita tu negocio, más difícil será mantenerla en buenas condiciones. Por lo tanto, es importante crear un plan de mantenimiento para que tu equipo sea monitoreado y reparado periódicamente. Al redactar un plan de mantenimiento, es importante garantizar dos cosas:
2. Los tiempos de inactividad del equipo durante el servicio no deberían afectar la operación regular.
3. Si tienes varias unidades de equipos críticos, asegúrate de asignar tiempos de rutina de servicio a cada pieza del equipo para que no se superpongan entre sí.
4. Haz una revisión diaria: realiza inspecciones y gestiona listas de verificación para documentar el estado de tu equipo. Para equipos complejos y costosos, a menudo es mejor emplear / contratar técnicos, o tener AMC (contratos de mantenimiento anual) con proveedores de servicios de equipos.

Para almacenes grandes con una gran cantidad de equipos, un software CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) puede ser especialmente útil, ya que pueden almacenar información sobre los procedimientos de mantenimiento de una empresa, indicar el estado de tu maquinaria, rastrear la disponibilidad de repuestos y generar informe